Vespa Velutina Day · 2027
Privacy
Bescherming van gegevens voor de dag van 6 maart 2027.
Verwerkingsverantwoordelijke
Vespa-alert ASBL J. B. Vandenboschstraat 3, 1652 Beersel, België Ondernemingsnummer: 1037.978.291 Contact: info@vespavelutinaday.be
Betrokken gegevens
Afhankelijk van uw aanvraag: e-mailadres, voornaam, achternaam, organisatie, profiel en taal; functie of activiteit, postcode en interessegebieden (optioneel); gegevens over toestemming, uitnodiging, inschrijving, wachtlijst, annulering en onthaal. Ook technische gegevens kunnen worden verwerkt voor de beveiliging van de website. Facultatieve tevredenheidsenquête: scores voor de dag, de lezingen, de organisatie, de catering en de locatie; gekozen thema’s, belangstelling voor een volgende editie, een optionele opmerking en het tijdstip van verzending. Het formulier vraagt geen naam of e-mailadres en koppelt antwoorden niet aan een inschrijving; een opmerking kan toch identificerende gegevens bevatten als u die invult. Vrijwillige voorkeur voor de dag van een volgende editie (een weekdag, zaterdag, zondag of geen voorkeur).
Gebruik van gegevens
Voorinschrijvingen, inschrijvingen, uitnodigingen, beschikbare plaatsen en de wachtlijst beheren; informatie over deze editie, tickets en herinneringen versturen; toegang controleren en vragen van deelnemers beantwoorden. De optionele functie, postcode en interessegebieden helpen ook om volgende edities voor te bereiden, maar worden niet gebruikt om zonder afzonderlijke toestemming berichten te versturen. De antwoorden op de tevredenheidsenquête worden gebruikt om de dag te evalueren en volgende edities voor te bereiden. Ze worden niet gebruikt om respondenten te contacteren.
Voorgestelde rechtsgronden
Voorinschrijving en gevraagde informatie over 2027: toestemming, die op elk moment kan worden ingetrokken. Inschrijving, ticket, wachtlijst, annulering en noodzakelijke herinneringen: uitvoering van de aangevraagde deelnameovereenkomst (AVG artikel 6, lid 1, b), mits die overeenkomst wordt vastgelegd en de gegevens beperkt blijven tot wat noodzakelijk is. Aanvullende velden moeten facultatief zijn of afzonderlijk worden gerechtvaardigd. Websitebeveiliging en misbruikpreventie: gerechtvaardigd belang om de dienst te beschermen (artikel 6, lid 1, f), na documentatie van noodzaak, proportionaliteit en belangenafweging. Automatische VIP-uitnodigingen: alleen na een verzoek of gedocumenteerde toestemming voor een uitnodiging voor 2027; een persoonlijk contact is op zichzelf geen toestemming. Berichten over volgende edities: afzonderlijke, facultatieve toestemming. Aanvullende velden moeten optioneel zijn of afzonderlijk worden gerechtvaardigd. Functie of activiteit, postcode en interessegebieden zijn optioneel en bedoeld om volgende edities voor te bereiden; de noodzaak en rechtsgrond moeten vóór publicatie worden bevestigd.Vrijwillige tevredenheidsenquête: gerechtvaardigd belang bij de evaluatie en verbetering van het evenement (artikel 6, lid 1, f AVG), op voorwaarde dat noodzakelijkheid, evenredigheid en belangenafweging vóór ingebruikname worden gedocumenteerd. Deelname aan de enquête is vrijwillig; u kunt bezwaar maken tegen de verwerking.
Toegang en doorgifte
Deelnemersgegevens zijn voorbehouden aan bevoegde leden van het organisatieteam. Ze worden niet doorgegeven aan Leefmilieu Brussel, partners of sponsors. LWS levert hosting en e-maildiensten als technische dienstverlener. Volgens LWS bevinden de datacenters en mailservers zich in Frankrijk. De verwerkings- en back-upvoorwaarden van de gebruikte formule moeten nog worden gecontroleerd. Antwoorden op de enquête zijn toegankelijk voor bevoegde leden van het organisatieteam en voor LWS als technische hostingdienstverlener. Ze worden niet aan partners of sponsors doorgegeven.
Bewaartermijn
Gegevens over voorinschrijvingen en inschrijvingen worden maximaal één jaar na de dag bewaard, tot 6 maart 2028, en daarna verwijderd of geanonimiseerd. Gegevens die niet meer nodig zijn, kunnen eerder worden verwijderd. Voor technische logbestanden, back-ups en eventuele boekhoudkundige stukken moet afzonderlijk een bewaartermijn worden bepaald.Antwoorden op de tevredenheidsenquête worden maximaal bewaard tot 6 maart 2028 en daarna verwijderd of anoniem gemaakt. Opmerkingen die niet langer nodig zijn, kunnen eerder worden verwijderd.
Uw rechten
Onder de voorwaarden van de AVG kunt u inzage, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking vragen, en bezwaar maken of gegevensoverdraagbaarheid vragen wanneer deze rechten van toepassing zijn. Bij verwerking op basis van toestemming kunt u die intrekken zonder afbreuk te doen aan eerdere verwerking. Contact: info@vespavelutinaday.be. U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Foto’s, video’s en publicatie
Foto’s en video’s zijn gepland voor een verslag van de dag en de promotie van volgende edities, op de website van de organisator en op Facebook, Instagram en YouTube. De precieze publicatieaccounts worden vóór de opnamen bekendgemaakt. Uw inschrijving en aanvaarding van de voorwaarden zijn geen algemene toestemming voor het gebruik van uw beeld. Voor portretten, interviews en andere beelden waarop u centraal staat, wordt afzonderlijke, vrijwillige en aantoonbare toestemming gevraagd voor de opname en vervolgens voor de publicatie, met een onderscheid tussen verslaggeving en promotie van volgende edities. Weigeren heeft geen gevolgen voor uw deelname. Bij sfeerbeelden kondigt het team de opnamezones en werkwijze aan. Meld aan het onthaal en de fotograaf als u niet in beeld wilt komen; de praktische regeling om herkenbare beelden van u te vermijden moet nog worden uitgewerkt. Het volledig opnemen van lezingen is nog niet beslist. Als dit gebeurt, worden de sprekers geïnformeerd en wordt vooraf een specifieke overeenkomst opgesteld voor beeld, stem, getoonde materialen en publicatiegebruik. Vragen uit het publiek worden niet herkenbaar opgenomen zonder passende informatie en toestemming. Om een beeld te melden of toestemming in te trekken, schrijft u naar info@vespavelutinaday.be met vermelding van de publicatie. De organisator kan eigen publicaties aanpassen, maar kan niet garanderen dat kopieën bij derden verdwijnen. Voor sfeerbeelden met herkenbare personen moeten de rechtsgrond en een eventuele afweging van het gerechtvaardigd belang vóór gebruik worden gedocumenteerd; een informatiebord is op zichzelf geen rechtsgrond. Gepubliceerde beelden zijn openbaar. Sociale platforms kunnen deze volgens hun eigen regels verwerken, met mogelijke doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte die per gekozen platform moeten worden gecontroleerd. Niet-geselecteerde ruwe foto’s en video’s worden uiterlijk zes maanden na de dag verwijderd, op 6 september 2027. Geselecteerde beelden, de daarvoor noodzakelijke bronbestanden en publicaties worden maximaal vijf jaar na de dag bewaard, tot 6 maart 2032, voor verslaggeving en promotie van volgende edities. Hun nut wordt jaarlijks beoordeeld; beelden die niet meer nodig zijn, worden eerder verwijderd. Intrekking van toestemming of een gegrond verzoek kan ook tot eerdere verwijdering leiden. Bij het verstrijken van de termijn verwijdert de organisator de betrokken beelden van de media en accounts die hij beheert. Deze termijnen gelden niet automatisch voor volledige opnamen van lezingen: als die worden gemaakt, wordt de duur in de specifieke overeenkomst met elke spreker vastgelegd. De bewaartermijn van toestemmingsbewijzen moet afzonderlijk worden bepaald. De termijn van 6 maart 2028 voor inschrijvingen blijft ongewijzigd.
Volgende edities
Een voorinschrijving of inschrijving voor 2027 geldt niet als toestemming voor berichten over volgende edities. De optionele functie, postcode en interessegebieden kunnen worden gebruikt om die edities voor te bereiden, maar niet om zonder afzonderlijke toestemming berichten te versturen.
Met de steun van Leefmilieu Brussel
