Vespa Velutina Day · 2027
Confidentialité
Protection des données liées à la journée du 6 mars 2027.
Responsable du traitement
Vespa-alert ASBL J. B. Vandenboschstraat 3, 1652 Beersel, Belgique Numéro d’entreprise : 1037.978.291 Contact : info@vespavelutinaday.be
Données concernées
Selon votre démarche : adresse e-mail, prénom, nom, organisation, profil et langue ; fonction ou activité, code postal et centres d’intérêt (facultatifs) ; données de consentement, invitation, inscription, liste d’attente, annulation et passage à l’accueil. Des données techniques peuvent aussi être traitées pour la sécurité du site. Questionnaire de satisfaction facultatif : notes attribuées à la journée, aux interventions, à l’organisation, au catering et au lieu ; thèmes choisis, souhait de participer à une prochaine édition, commentaire facultatif et date d’envoi. Le formulaire ne demande pas de nom ni d’e-mail et ne relie pas les réponses à une inscription ; un commentaire peut néanmoins contenir des données identifiantes si vous en saisissez. Préférence facultative concernant le jour d’une prochaine édition (en semaine, samedi, dimanche ou sans préférence).
Utilisation des données
Gérer les préinscriptions et inscriptions, les invitations, les places disponibles et la liste d’attente ; envoyer les informations liées à cette édition, les billets et les rappels ; contrôler les entrées et répondre aux demandes des participants. La fonction, le code postal et les centres d’intérêt facultatifs aident aussi à préparer les prochaines éditions, sans servir à envoyer des communications sans consentement distinct. Les réponses au questionnaire de satisfaction servent à évaluer la journée et à préparer les prochaines éditions. Elles ne sont pas utilisées pour contacter les répondants.
Bases juridiques proposées
Préinscription et informations demandées sur l’édition 2027 : consentement, retirable à tout moment. Inscription, billet, liste d’attente, annulation et rappels indispensables : exécution de l’engagement de participation demandé (article 6, paragraphe 1, b du RGPD), sous réserve de formaliser cet engagement et de limiter les données à ce qui est nécessaire. Les champs complémentaires doivent être facultatifs ou avoir une justification distincte. Sécurité du site et prévention des abus : intérêt légitime à protéger le service (article 6, paragraphe 1, f), après documentation de la nécessité, de la proportionnalité et de la mise en balance des droits. Invitations VIP automatiques : uniquement après demande ou accord documenté pour recevoir une invitation à l’édition 2027 ; le simple fait de figurer parmi les contacts personnels ne vaut pas consentement. Communications sur les prochaines éditions : consentement séparé et facultatif. Les champs complémentaires doivent être facultatifs ou avoir une justification distincte. La fonction ou activité, le code postal et les centres d’intérêt sont facultatifs et proposés pour préparer les prochaines éditions ; leur nécessité et leur base juridique doivent être validées avant publication.Questionnaire facultatif de satisfaction : intérêt légitime à évaluer et améliorer l’événement (article 6, paragraphe 1, f du RGPD), sous réserve de documenter la nécessité, la proportionnalité et la mise en balance avant sa mise en service. La participation au questionnaire est facultative ; vous pouvez vous opposer au traitement.
Accès et transmission
Les données des participants sont réservées aux membres habilités de l’équipe organisatrice. Elles ne sont pas transmises à Bruxelles Environnement, aux partenaires ou aux sponsors. LWS fournit l’hébergement et la messagerie en tant que prestataire technique. LWS indique que ses centres de données et ses serveurs mail sont situés en France. Les conditions de sous-traitance et de sauvegarde de l’offre utilisée restent à vérifier. Les réponses au questionnaire sont accessibles aux membres habilités de l’équipe organisatrice et à LWS en tant que prestataire technique d’hébergement. Elles ne sont pas transmises aux partenaires ou sponsors.
Durée de conservation
Les données de préinscription et d’inscription sont conservées au maximum un an après la journée, soit jusqu’au 6 mars 2028, puis supprimées ou rendues anonymes. Les données devenues inutiles peuvent être supprimées plus tôt. Cette durée ne définit pas celle des journaux techniques, sauvegardes ou éventuels documents comptables, qui doit être précisée séparément.Les réponses au questionnaire de satisfaction sont conservées au maximum jusqu’au 6 mars 2028, puis supprimées ou rendues anonymes. Les commentaires devenus inutiles peuvent être supprimés plus tôt.
Vos droits
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur effacement, la limitation du traitement, et exercer un droit d’opposition ou de portabilité lorsqu’il s’applique. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause les traitements déjà effectués. Pour une demande : info@vespavelutinaday.be. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.
Photos, vidéos et diffusion
Des photos et vidéos sont prévues pour rendre compte de la journée et promouvoir les prochaines éditions, sur le site de l’organisateur ainsi que sur Facebook, Instagram et YouTube. Les comptes de diffusion précis seront annoncés avant les prises de vues. Votre inscription et l’acceptation des conditions ne valent pas autorisation générale d’utiliser votre image. Pour les portraits, interviews et autres images vous mettant en évidence, un accord distinct, facultatif et documenté sera demandé pour la prise de vue puis pour la diffusion, en distinguant le compte rendu et la promotion des prochaines éditions. Le refus n’empêche pas de participer. Pour les vues d’ambiance, l’équipe annoncera les zones et modalités de prise de vues. Signalez à l’accueil et au photographe si vous ne souhaitez pas apparaître ; l’organisation pratique permettant d’éviter votre présence identifiable reste à préciser. La captation complète des conférences n’est pas décidée. Si elle est retenue, les intervenants seront informés et un accord spécifique sera établi avant l’enregistrement, pour l’image, la voix, les supports présentés et les usages de diffusion. Les questions du public ne seront pas enregistrées de manière identifiable sans information et accord adaptés. Pour signaler une image ou retirer un consentement, contactez info@vespavelutinaday.be en précisant la publication concernée. L’organisateur pourra agir sur ses propres publications ; il ne peut garantir la disparition des copies déjà reprises par des tiers. Pour les images d’ambiance comportant des personnes identifiables, la base juridique et la mise en balance éventuelle de l’intérêt légitime doivent être documentées avant utilisation ; l’information affichée ne constitue pas, à elle seule, une base juridique. Les images publiées sont accessibles au public. Les plateformes sociales peuvent les traiter selon leurs propres règles, avec d’éventuels transferts hors de l’Espace économique européen à vérifier selon les plateformes retenues. Les photos et vidéos brutes non retenues sont supprimées au plus tard six mois après la journée, soit le 6 septembre 2027. Les images sélectionnées, leurs fichiers sources nécessaires et les publications sont conservés au maximum cinq ans après la journée, soit jusqu’au 6 mars 2032, pour le compte rendu et la promotion des éditions suivantes. Leur utilité est vérifiée chaque année ; les images devenues inutiles sont supprimées plus tôt. Un retrait de consentement ou une demande fondée peut également conduire à un retrait anticipé. À l’échéance, l’organisateur retire les images concernées des supports et comptes qu’il contrôle. Ces durées ne s’appliquent pas automatiquement aux captations intégrales de conférences : si elles sont réalisées, leur durée sera fixée dans l’accord spécifique avec chaque intervenant. La durée de conservation des preuves d’accord reste à définir séparément. Le délai du 6 mars 2028 pour les inscriptions reste inchangé.
Prochaines éditions
Une préinscription ou inscription à l’édition 2027 ne constitue pas un accord pour recevoir les communications concernant les éditions suivantes. La fonction, le code postal et les centres d’intérêt facultatifs peuvent être utilisés pour préparer ces éditions, sans envoi de communications sans consentement distinct.
Avec le soutien de Bruxelles Environnement
